Die Schwierigkeit, KPIs festzulegen und richtig zu messen

KPIs, oder Key Performance Indicators, sind ein leistungsstarkes Werkzeug, um den Fortschritt und Erfolg einer Strategie zu messen. In meinem vorherigen Artikel habe ich erklärt, wie KPIs effektiv als Teil der Transformation genutzt werden können, um strategische Ziele in operative Umsetzung zu überführen. Doch die Realität sieht oft anders aus: Viele Unternehmen stehen vor erheblichen Schwierigkeiten, KPIs korrekt festzulegen und sie so zu messen, dass sie wirklich einen Mehrwert bieten.

In diesem Artikel beleuchten wir die häufigsten Hürden bei der Festlegung und Messung von KPIs und zeigen auf, wie Unternehmen diese Herausforderungen meistern können.

Schwierigkeit 1: Die richtigen KPIs festlegen

Eine der grössten Herausforderungen besteht darin, die KPIs zu identifizieren, die tatsächlich den Erfolg eines Unternehmens vorantreiben. Viele Unternehmen messen zu viele Dinge gleichzeitig oder wählen KPIs, die keinen direkten Einfluss auf die strategischen Ziele haben. Es gibt oft das Problem der „Datenüberlastung“, bei der Unternehmen eine Vielzahl von Datenpunkten sammeln, aber den Fokus auf die wirklich relevanten Kennzahlen verlieren.

Beispiel: Ein Unternehmen im Bereich eCommerce misst die Anzahl der Seitenaufrufe, aber nicht die Konversionsrate. Während viele Seitenaufrufe positiv erscheinen, bringt es dem Unternehmen wenig, wenn diese nicht zu Verkäufen führen. In diesem Fall wäre die Konversionsrate ein viel aussagekräftigerer KPI, da sie direkt mit dem Umsatz – einem strategischen Ziel – verknüpft ist.

Häufige Probleme bei der KPI-Festlegung:

• Unklare strategische Ziele: Wenn die übergeordneten Unternehmensziele nicht klar definiert sind, ist es nahezu unmöglich, die richtigen KPIs zu wählen. Ein Unternehmen muss wissen, wohin es will, bevor es messen kann, ob es auf dem richtigen Weg ist.

• Metriken statt KPIs: Unternehmen verwechseln häufig allgemeine Metriken mit KPIs. Während Metriken nützliche Daten liefern, wie z. B. die Anzahl der Kundenbeschwerden, sagen sie nicht immer etwas über den strategischen Fortschritt aus.

• Zu viele KPIs: Es ist verlockend, viele KPIs zu nutzen, um ein möglichst breites Bild der Leistung zu erhalten. Doch zu viele KPIs können den Fokus verwässern und es schwer machen, auf die wirklich wichtigen Kennzahlen zu reagieren.

Schwierigkeit 2: KPIs korrekt messen

Sobald ein Unternehmen die richtigen KPIs identifiziert hat, kommt die nächste Hürde: die korrekte Messung. Häufig sind die zugrunde liegenden Datenquellen nicht verlässlich oder die KPIs werden nicht in der richtigen Frequenz gemessen. Zudem kämpfen Unternehmen oft mit veralteten Systemen oder mangelnder Transparenz in ihren Daten.

Beispiel: Ein Finanzunternehmen misst seine Kundenzufriedenheit basierend auf einer Umfrage, die nur einmal im Jahr durchgeführt wird. Wenn ein Unternehmen aber in einem dynamischen Markt agiert, ist eine jährliche Messung nicht ausreichend, um schnelle Anpassungen vorzunehmen. Zudem könnten unzureichende oder irreführende Umfragedaten das Bild verzerren.

Häufige Probleme bei der KPI-Messung:

• Mangelnde Datenqualität: Wenn die zugrunde liegenden Datenquellen nicht zuverlässig oder aktuell sind, spiegeln die KPIs möglicherweise nicht die Realität wider.

• Unregelmässige Messung: KPIs müssen in einer konsistenten und relevanten Frequenz gemessen werden, damit das Unternehmen zeitnah reagieren kann. Zu seltene Messungen können dazu führen, dass wichtige Trends übersehen werden.

• Technische Barrieren: Oft stehen Unternehmen vor technischen Hürden, sei es aufgrund von isolierten Systemen, die nicht miteinander kommunizieren, oder veralteten Tools, die die automatisierte Datenerfassung erschweren.

Lösung 1: KPIs richtig definieren

Der erste Schritt zur Überwindung dieser Schwierigkeiten ist es, den Prozess der KPI-Definition gründlich zu durchdenken und die KPIs mit den strategischen Zielen in Einklang zu bringen. Hier sind einige Lösungsansätze:

1. Klarheit über die strategischen Ziele: Bevor KPIs festgelegt werden, sollte das Unternehmen klar definieren, welche langfristigen und kurzfristigen Ziele es verfolgt. Dies schafft eine solide Grundlage, auf der KPIs aufbauen können.

2. Fokus auf wenige, aber relevante KPIs: Es ist besser, sich auf eine Handvoll KPIs zu konzentrieren, die wirklich wichtig sind, anstatt eine Flut von Metriken zu überwachen. Diese KPIs sollten messbar, erreichbar und eindeutig mit den strategischen Zielen verbunden sein.

3. SMART-Kriterien anwenden: Jeder KPI sollte spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden (SMART) sein. Dies hilft, klare Ziele zu setzen und sicherzustellen, dass die KPIs handlungsorientiert sind.

Lösung 2: KPIs korrekt messen und zur Verfügung stellen

Damit KPIs wirklich nützlich sind, müssen sie korrekt gemessen und die Ergebnisse transparent und zeitnah bereitgestellt werden. Dies erfordert die richtigen Tools und Prozesse:

1. Automatisierung und Echtzeit-Reporting: Um menschliche Fehler und Verzögerungen zu vermeiden, sollten Unternehmen auf Automatisierung setzen. Tools wie Business Intelligence-Software oder KPI-Dashboards können die Daten in Echtzeit erfassen und visualisieren, was die Entscheidungsfindung beschleunigt.

2. Zugriff auf relevante Datenquellen: Unternehmen sollten sicherstellen, dass sie Zugriff auf die richtigen Datenquellen haben. Es kann sinnvoll sein, Datensilos aufzubrechen und Systeme zu integrieren, um eine nahtlose Datenübertragung zu ermöglichen.

3. Regelmässige Überprüfung und Anpassung: KPIs sind keine statischen Grössen – sie müssen regelmässig überprüft und angepasst werden. Wenn ein KPI seine Relevanz verliert oder die zugrunde liegende Datenquelle unzuverlässig wird, sollte er angepasst oder durch einen relevanteren Indikator ersetzt werden.

4. Visualisierung der KPIs: Ein einfacher Zugang zu den KPI-Daten ist entscheidend. Unternehmen sollten visuelle Dashboards nutzen, die klare Einblicke in den Fortschritt bieten. Dies erleichtert es den Teams, die KPIs zu verstehen und entsprechend zu handeln.

Beispiel einer Lösung: Ein Unternehmen nutzt ein integriertes Reporting-Tool, das die KPIs in Echtzeit auf einem Dashboard anzeigt. Es kann so auf Entwicklungen reagieren und fundierte Entscheidungen treffen. Ein KPI, wie z. B. die durchschnittliche Zeit zur Bearbeitung von Kreditanträgen, wird wöchentlich gemessen und mit Zielen verglichen. Wenn die Bearbeitungszeit eine kritische Schwelle überschreitet, werden automatisch Alarme ausgelöst, und das Managementteam kann frühzeitig gegensteuern.

Die Festlegung und Messung von KPIs mag herausfordernd sein, ist aber entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. Indem Unternehmen sicherstellen, dass ihre KPIs strategisch relevant, korrekt gemessen und transparent zugänglich sind, schaffen sie die Basis für fundierte Entscheidungen und nachhaltigen Erfolg. TANDEM Consulting hilft Ihnen dabei, diese Herausforderungen zu meistern und KPIs zu einem wirkungsvollen Instrument Ihrer Transformation zu machen.

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