Operations im Wandel – Wissensverlust vermeiden

Finance Operations Teams stehen vor zunehmend komplexen Challenges. Veränderungen in der Geschäftsabwicklung erfordern ständige Anpassung an neue Transaktionsarten, Technologien und regulatorische Anforderungen.

Viele Teams arbeiten zudem mit externen Anbietern und Outsourcing-Partnern zusammen oder nutzen verschiedene separate Tools, die manuelle Arbeit erfordern. In diesem Zusammenhang stellt sich für Entscheidungsträger immer die Frage: Wie kann sichergestellt werden, dass wichtiges Wissen erhalten bleibt und der Betrieb vor Risiken geschützt ist?

Wenn Wissen schwer zu halten ist

Ein wiederkehrendes Problem in vielen operativen Einheiten ist der Verlust von Wissen. Entscheidendes Know-how ist oft in den Köpfen einzelner, langjähriger Mitarbeiter gespeichert. Diese Wissenssilos entstehen, weil die Dokumentation von Prozessen und Arbeitsanweisungen häufig unvollständig oder gar nicht vorhanden ist. Geht eine Schlüsselperson in den Ruhestand oder verlässt das Unternehmen, geht auch ihr Wissen verloren.

Die Komplexität der Aufgaben und die Vielzahl der Prozesse erschweren es neuen Mitarbeitern, sich schnell einzuarbeiten. Es fehlt an Routine, und Fehler treten häufiger auf. Ohne Dokumentation sind Teams auf Einzelne angewiesen, was bei Abwesenheiten zu grossen Problemen führen kann.

Ein weiteres Risiko besteht darin, dass neue Technologien und Produktinnovationen oft nicht systematisch geschult werden. Dies behindert die Fähigkeit von Operations Teams, sich an Marktveränderungen anzupassen und innovative Lösungen schnell umzusetzen.

Strategische Schritte: Vom Sachbearbeiter zum Spezialisten

Um diesen Herausforderungen zu begegnen, können Operations Teams gezielte Massnahmen ergreifen:

1. Umfassendes Know-How-Management
   
   Ein System zur Erfassung und Speicherung von Wissen ist unerlässlich, besonders wenn es um die vollständige Dokumentation aller Prozesse, Arbeitsschritte und Spezialfälle geht. Ein zentrales, digitales Wissensmanagementsystem kann helfen, diese Informationen für alle Mitarbeiter leicht zugänglich zu machen. So wird sichergestellt, dass das Wissen nicht verloren geht, wenn Schlüsselpersonen ausfallen.
   
   

2. Digitalisierte Wissensweitergabe:
   
   Der Einsatz digitaler Tools, wie interaktiver Trainingsmodule und Video-Tutorials, kann entscheidend dazu beitragen, Wissen effizient zu verbreiten. Diese Tools sollten regelmässig aktualisiert werden, um sicherzustellen, dass sie neue Technologien und Veränderungen abdecken. So bleiben alle Mitarbeiter auf dem neuesten Stand und können die neuesten Entwicklungen in der Branche sofort anwenden.
   
   

3. Kontinuierliche Weiterbildung:
   
   Eine Kultur der kontinuierlichen Weiterbildung ist unerlässlich, um das Wissen im Unternehmen stets aktuell zu halten. Regelmässige Schulungen und E-Learning ermöglichen es den Mitarbeitern, sich weiterzuentwickeln und auf neue Anforderungen vorzubereiten. Erfahrene Mitarbeiter können zusätzlich als Botschafter für bestimmte Themen auftreten, ihr Wissen teilen und die Organisation dadurch stärken. Diese Experten fördern Best Practices und unterstützen die Einführung neuer Innovationen im Unternehmen.
   
   

4. Priorisierte Personalentwicklung:
   
   Mitarbeiter sollten gezielt gefördert werden, ihre Fähigkeiten kontinuierlich auszubauen. Karriere- und Entwicklungspläne können dabei helfen, wertvolles Wissen zu sichern und Nachwuchskräfte frühzeitig in komplexe Prozesse einzubinden. Dies sichert nicht nur die Zukunft des Unternehmens, sondern schafft auch eine motivierte und qualifizierte Belegschaft.
   
   

5. Automatisierung und Prozessoptimierung:
   
   Wiederkehrende Aufgaben sollten, wo möglich, automatisiert werden, um manuelle Tätigkeiten zu minimieren und die Effizienz zu steigern. Regelmässige Prozessanalysen helfen, Engpässe zu identifizieren und Prozesse kontinuierlich zu optimieren. Dies ermöglicht es den Mitarbeitern, sich auf strategisch wichtigere Aufgaben zu konzentrieren und das Unternehmen zukunftssicher aufzustellen.

Erfolgreiche Strategieumsetzung und Transformation

In der Finanzbranche spielt die operative Anpassungsfähigkeit eine zentrale Rolle, um keine Wettbewerbsnachteile zu riskieren. Die aktive Gestaltung der Transformation vom Sachbearbeiter zum Spezialisten ermöglicht es operativen Teams, ihre Performance langfristig zu sichern.

Es geht dabei nicht nur um einzelne Prozesse oder Systeme. Finance Transformation bedeutet, das gesamte Betriebsmodell und die Unternehmenskultur anzupassen, um langfristige Ziele zu erreichen. Eine klare Strategische Führung und gutes Projektmanagement sind wichtig, um Ziele in konkrete Schritte umzusetzen und erfolgreich umzusetzen.

Unternehmen mit einer guten Lernkultur sind besser vorbereitet, um die Herausforderungen der Zukunft erfolgreich zu bewältigen. Es ist für Entscheidungsträger daher essenziell, die nötigen Schritte zu gehen, um proaktiv diese nachhaltige Transformation zu gewährleisten.